Ben jij een echte ondernemer, bedrijfsleider of directeur, dan zul je vast wel hebben gemerkt dat het niet altijd makkelijk is om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Vergaderingen via Zoom, Google Meet of gewoon via WhatsApp verlopen chaotische en jij begrijpt al snel dat het niet te doen is om alle mensen thuis te hebben werken. Daarom is het tijd om eens in de zoveel tijd een vergadering te organiseren. In dit artikel bespreken we alle verschillende tips en trucs om een vergadering perfect te laten verlopen en de zaken weer op orde te hebben.
Tip #1: De juiste voorziening
Het is belangrijk om een locatie te hebben die past bij het doel waarom jij wilt vergaderen. Wil je bijvoorbeeld een presentatie houden, dan is het belangrijk om een beeldscherm of beamer te hebben. Gaat het meer om een praatje voor een grote groep gegadigden, dan moet je natuurlijk ook een microfoon hebben. Denk ook altijd aan genoeg stoelen en comfortabele schoenen: je wilt niet dat mensen zich gaan irriteren aan de goedkope stoelen en ongemakkelijk zitten.
Tip #2: Goede bereikbaarheid
Het is belangrijk om een vergadering te houden op die plekken waar mensen makkelijk heenkomen. Via het platform easymeeting kun je enorm snel en simpel een locatie boeken voor een vergadering of congres op een historische locatie of juist op een locatie langs de snelweg. Je kunt het kleinschalig en intiem houden, maar ook voor grotere groepen. Wil je daarna ook nog overnachten, dan is dat via dat platform makkelijk te regelen.
Tip #3: De natjes en de droogjes
Eén van de dingen waar werknemers, maar ook potentiële klanten bijvoorbeeld, erg naar kijken, is de manier hoe jij ze in het zonnetje zet. Investeer dus altijd in genoeg natjes en droogjes, zodat ze niet denken dat jij gierig of schraal bent. Een goede lunch, brunch of een uitgebreid driegangendiner ’s avonds is natuurlijk een leuke manier om de werknemers, potentiële klanten of jouw business partners even lekker te laten zien dat je de samenwerking op prijs stelt.
Tip #4: Extra voorzieningen
Zoals we al schreven is het heerlijk om extra voorzieningen te hebben. Duurt jouw vergadering lang, dan is het makkelijk voor mensen om te blijven slapen. Ook is het heerlijk om lekker na een dagje vergaderen de sauna in duiken of bijvoorbeeld een aantal baantjes te zwemmen. Sommigen zullen ook genieten van een halfuurtje sportschool. Kortom, verzin een plek waar je alles hebt om potentiële klanten of businesspartners te laten zien dat geld geen probleem is.
Tip #5: Genoeg ruimte
Eén van de allerbelangrijkste dingen, hoewel je er misschien niet gelijk aan zou denken, is om genoeg plek te hebben voor iedereen. Je wilt natuurlijk niet dat jouw potentiële klanten denken dat je een beetje weinig geld over hebt voor ze: integendeel, jij moet laten zien dat er genoeg plek is voor de klanten, dat je flink uitgepakt hebt en dat je het niet erg vindt om af en toe flink uit te pakken om kwaliteit te waarborgen. Als je bezuinigt zullen ze zich wellicht afvragen waarop jij nog meer hebt bezuinigd.